Fala pessoal,
Atuo há mais de 15 anos na área de TI (desde 2009). Ao longo desse tempo, já li e enviei muitos e-mails (muitos mesmo hehe). Então resolvi reunir algumas Best Practices para você enviar e-mails mais organizados, direto ao ponto e evitando cometer algumas “gafes”.
Caso você também possua algumas Best Practices, coloque nos comentários que depois posso ir incrementando essas dicas com novos posts. Obrigado =)
OBS: Para o post não ficar muito grande, resolvi fazer ele em duas partes OK.
Segue o link da Parte 2:
https://luizlima.net/best-practices-envio-de-e-mails-tecnicos-parte-2/
Dica 1 – Conferir os destinatários
Devemos ter muito cuidado para não enviar e-mails para destinatários incorretos. Dependendo do conteúdo (informações sensíveis de um ambiente, senhas, valores, etc.) esse erro pode causar muitos transtornos e sair bem caro! Portanto, tenha bastante atenção!
Sugestões:
- Leia em voz alta o nome dos destinatários. Fazendo isso, você consegue identificar alguns erros e corrigir antes de enviar o e-mail. Eu leio pelo menos duas vezes antes de enviar o e-mail.
- E-mails Novos: escreva TODO o e-mail e preencha os destinatários apenas no final. Com isso, você pode evitar enviar um e-mail pela metade e no final conferir com mais atenção os destinatários corretos.
Cuidado com alguns ATALHOS que podem enviar o e-mail enquanto você ainda estiver escrevendo. No Outlook o atalho é “CTRL + ENTER”.
Dica 2 – Assunto do e-mail
Utilizar um padrão de nomenclatura no ASSUNTO do e-mail.
Como recebemos muitos e-mails diariamente, isso irá ajudar a encontrar os e-mails de algum cliente / setor / empresa / sistema / aplicação específicos na nossa Caixa de Entrada.
Aqui cada empresa pode ter um padrão diferente. O importante é definir um e fazer todos utilizarem, senão cada um vai mandar o e-mail de um jeito diferente e vai virar uma zona!
Por exemplo:
- Nome Empresa:
“[Coca Cola] Assunto do e-mail”
- Nome Setor:
“[Financeiro] Assunto do e-mail”
- Nome Sistema:
“[Sistema Vendas] Assunto do e-mail”
- Número do Ticket / Chamado:
“[Chamado 142347] Assunto do e-mail”
Dica 3 – Envio de anexos
Não seja esse cara!
Antes de clicar no botão para ENVIAR o e-mail, valide se você colocou todos os arquivos em anexo!
DICA 4 – Revisão de ortografia
ANTES de enviar o e-mail, valide se ele não possui erros de Ortografia ou Gramática.
Enviar e-mails com erros de ortografia / gramática demonstra falta de cuidado / atenção da pessoa que está enviando e pode incomodar alguns clientes que são mais críticos e detalhistas. Pode afetar um pouco a sua imagem e da empresa também. Fique atento com isso!
Você pode acessar o menu conforme o print abaixo ou pressionando a tecla de atalho “F7”:
Menu “Revisão” -> “Ortografia e Gramática” -> “Ortografia e Gramática”
Segue um comparativo de e-mail antes e após os ajustes:
- ANTES:
- DEPOIS:
DICA 5 – Informe o número do chamado / ticket
Se for o seu caso, informe o número do chamado / ticket no corpo do e-mail e coloque em negrito para dar um destaque maior.
Isso pode ajudar no futuro, pois podemos consultar facilmente o histórico do chamado / ticket com essa informação!
- Solicitações novas:
“Foi aberto o ticket 19426 para atender essa solicitação.”
- Solicitações em andamento:
“Continuando a análise do chamado 19426, …”
DICA 6 – Palavras estrangeiras
Tome cuidado com a escrita correta de palavras de idiomas estrangeiros, principalmente o idioma inglês.
Segue abaixo alguns erros comuns:
- Erro na escrita:
Vejo algumas pessoas escrevendo a palavra “Tunning” com dois “N”, sendo que o correto é “tuning”.
Incorreto: tunning
Correto: tuning
- Erro no plural:
No idioma inglês, existe uma regra para o plural que quando uma palavra termina com “y”, você deve substituí-lo por “ies”. Por exemplo, a palavra “query” fica “queries” e não “querys”. Cuidado com esse tipo de particularidade nos outros idiomas.
Incorreto: querys
Correto: queries
- Google Translate / Google:
Se você tiver alguma dúvida na escrita ou tradução, consulte nosso melhor amigo “google translate” ou o próprio “google”. Eu uso bastante por aqui, até com palavras em português, para saber se o correto é com “S” ou “Z” por exemplo.
https://translate.google.com.br/?hl=pt-BR
Dica 7 – Evite muitos espaços em branco
Evite colocar muitos espaços em branco entre as linhas dos textos, pois isso deixa o e-mail mais longo, desorganizado e piora o visual.
Segue um comparativo com e sem espaços em branco:
- ANTES:
- DEPOIS:
Dica 8 – Separe o texto das imagens
Sempre que você incluir uma IMAGEM no e-mail, separe por uma linha o texto que vier antes e depois dela, pois isso melhora o visual e facilita a leitura.
Outra dica importante é ficar atento com o tamanho das imagens para que elas não fiquem muito pequenas ou grandes demais OK.
Segue abaixo um comparativo:
- ANTES:
- DEPOIS:
Dica 9 – Separação com linha horizontal
Utilizar a Separação com Linha Horizontal pode facilitar o entendimento de cada tópico do seu e-mail.
Essa dica é muito útil para e-mails mais longos ou quando tiver vários conceitos / demandas distintas.
Para inserir uma Linha Horizontal, basta seguir o caminho abaixo:
Menu “Inserir” -> Submenu “Símbolos” -> “Linha Horizontal”
- ANTES:
- DEPOIS:
Dica 10 – Entenda o nível de conhecimento do cliente
Tenha cuidado ao explicar conceitos ou termos de uma forma muito complexa ou muito simples.
Entender o nível de conhecimento dos clientes também é algo muito importante. Vou citar dois casos:
- Cliente com POUCO conhecimento técnico:
Nesse caso, tente explicar de uma forma mais simples /resumida e direto ao ponto. Fazer analogias e citar exemplos também podem ajudar no entendimento.
- Cliente com MUITO conhecimento técnico:
Nesse caso, procure dar mais detalhes e fazer uma análise mais a fundo. Esse tipo de cliente pode ser mais crítico e questionar se sua análise for superficial e não responder aos questionamentos / problemas.
Utilizar IMAGENS também pode ajudar no entendimento do cliente.
Por fim, se tiver dúvidas sobre o nível de conhecimento do cliente, pergunte para ele mesmo ou para outra pessoa que conheça ele.
Dica 11 – Faça um resumo do seu e-mail
Coloque um RESUMO do seu e-mail logo no início. Com isso, a mensagem já será entendida logo no início da leitura e depois o leitor valida os detalhes para entender como você chegou nessa conclusão.
Em alguns casos, se tiver uma análise grande ou com muitos detalhes, ao chegar no final do e-mail o leitor pode estar cansado ou perdido de tanta informação.
Espero que tenha gostado e que isso também possa ser útil no seu dia a dia. Até o próximo post!
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Abraço,
Luiz Vitor França Lima
Consultor SQL Server