Fala pessoal,
Hoje vamos ver as últimas dicas na Parte 2 sobre as Best Practices para o Envio de e-mails Técnicos.
Compartilhe também as suas dicas nos comentários. =)
Segue abaixo o link da Parte 1:
https://luizlima.net/best-practices-envio-de-e-mails-tecnicos-parte-1/
Dica 12 – Utilize uma assinatura de e-mail
Utilizar uma assinatura de e-mail é muito importante para o cliente saber com quem ele está falando. Portanto, informe o seu cargo e número para contato, melhor ainda se tiver alguma foto sua com uma vestimenta adequada.
Termine a sua assinatura de e-mail com alguma saudação. Por exemplo: atenciosamente, cordialmente, etc.
Cada empresa pode ter um padrão diferente. Se você ainda não utiliza, recomendo que providencie o quanto antes.
Essa é uma das dicas que considero mais importante! Já teve casos que recebi e-mail sem assinatura e fico sem saber se estou falando com um consultor, gerente, comercial, etc. Também já precisei de um número de contato, mas não tinha essa informação na assinatura do cliente. Em casos urgentes, isso pode fazer muita falta!
- SEM ASSINATURA:
- COM ASSINATURA:
Dica 13 – Formatação para scripts
Se você incluir algum script no e-mail, utilize uma formatação diferente para ficar claro que aquele trecho é um script e não um texto do e-mail. Isso também irá dar um destaque maior e deixar o visual mais bonito.
- ANTES:
- DEPOIS:
Você também pode colocar o script dentro de uma tabela 1×1 para destacar a separação do script do texto do e-mail. Utilize também uma cor de fundo para realçar ainda mais o script, recomendamos a cor abaixo (ao lado do preto):
OBS: Após inserir a tabela, clique em qualquer lugar dela para aparecer o menu “Design da Tabela”.
Dica 14 – Evite e-mails longos
E-mails muito longos ficam cansativos. Se for o caso, escreva um documento word ou PDF e coloque em anexo no e-mail.
No corpo do e-mail, faça um resumo do que está no documento, com os pontos mais importantes. Por exemplo, o problema, a causa e a solução.
Se você estiver explicando a melhoria de um script muito grande, coloque apenas alguns trechos mais importantes e um arquivo em anexo com o script completo.
Dica 15 – Utilize títulos para destacar tópicos
Utilize títulos para destacar tópicos diferentes no seu e-mail. Isso irá chamar mais atenção do leitor. Tome cuidado para não colocar títulos muito grandes.
Aqui também recomendo utilizar a linha horizontal para fazer a separação entre os tópicos.
- ANTES:
- DEPOIS:
Dica 16 – Destaque termos / frases importantes
Destaque os termos de objetos (utilize as aspas duplas, ex: “nome objeto”) ou o que for mais relevante na mensagem do seu e-mail.
Destaque também as pendências, dessa forma fica mais fácil visualizar o que precisa ser respondido em um próximo e-mail.
Cuidado para não destacar muitas coisas no e-mail, pois ao invés de ajudar pode piorar a leitura.
Atenção também na escolha das cores que você irá utilizar para o texto e o fundo, algumas podem dificultar a leitura. Se for possível, tente utilizar apenas uma cor para evitar uma poluição visual com várias cores.
Dica 17 – Evite frases em MAIÚSCULO / CAIXA ALTA
Evite frases com palavras MAIÚSCULAS / CAIXA ALTA, pois isso aparenta nervosismo e que você está gritando com o leitor.
Tome cuidado com a utilização do ponto de exclamação “!”, pois ele pode passar essa mesma ideia em alguns casos.
- ANTES:
- DEPOIS:
Dica 18 – Informe o responsável no e-mail
Em alguns casos, temos muitas pessoas envolvidas nos e-mails. Com isso, uma boa prática é informar o responsável sobre cada assunto no corpo do e-mail, marcando o e-mail com o “@”, isso irá dar um destaque maior e não gerar dúvidas em quem precisa fazer / validar o que foi solicitado.
Dica 19 – Evite e-mails com anexo e sem resumo
Evite enviar e-mails com anexo e uma descrição “muito pobre”, pois as pessoas que receberem esse e-mail (lembre-se que ele pode ser encaminhado para outras pessoas também) precisarão abrir o anexo para entender a sua mensagem, sendo que um breve resumo já poderia dar essa informação logo na primeira leitura.
Colocar alguns gráficos com as melhorias e valores em % também ajudam a reforçar os ganhos obtidos!
- ANTES:
- DEPOIS:
Dica 20 – Cuidado com resumo muito longo
Cuidado para o seu “resumo” não virar um e-mail normal.
A ideia do resumo é ser pequeno e destacar os pontos principais, possíveis pendências e próximas ações.
Dica 21 – Informe os ganhos em valores ou %.
Sempre que possível, faça um comparativo dos ganhos obtidos e informe os valores e “%”.
Repare como uma frase deixa o e-mail mais rico em informações. O cliente ficará muito mais feliz.
- ANTES:
- DEPOIS:
Dica 22 – Evite repetição de palavras
Evite repetir a mesma palavra muitas vezes no e-mail, pois a leitura não fica tão agradável.
Sugestões:
- Utilize SINÔNIMOS (pode consultar um dicionário ou o google). Exemplo: mas, porém, contudo, entretanto, todavia.
- Quanto mais você ler, mais palavras irá conhecer e aumentar o seu vocabulário. #ficaadica
Eu estou sempre lendo algo e adicionando livros na minha biblioteca (e adicionando Funkos também kkk). Recomendo que você faça o mesmo =)
Espero que tenha gostado e que isso também possa ser útil no seu dia a dia. Até o próximo post!
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Abraço,
Luiz Vitor França Lima
Consultor SQL Server